Voorspel werkaanbod en plan capaciteit voor je klantenservice
WFM forecasting helpt je om werkaanbod betrouwbaar te voorspellen en capaciteit hierop af te stemmen. In een klantenservice met meerdere kanalen, vaardigheden en roosters is dit geen luxe, maar een randvoorwaarde. Met de juiste forecasting software voorkom je structurele onder- of overbezetting en stuur je gerichter op servicelevels, kosten en medewerkerstevredenheid.
AIM Workforce Management combineert meer dan 15 jaar ervaring in Workforce Management met praktische tooling en advies. Die combinatie zie je terug in oplossingen die werken in de dagelijkse operatie.
De belangrijkste voordelen van onze forecast planning software:
- Betere voorspelling van contact volumes per kanaal
- Minder afwijkingen tussen planning en realisatie
- Lagere personeelskosten door nauwkeurigere inzet
- Meer rust en voorspelbaarheid voor medewerkers
- Betere onderbouwing van strategische beslissingen
Wat kun je met AIM Forecasting?
Een nauwkeurige forecast is de hoeksteen voor een goede klantenservice planning en besturing.
AIM Forecasting is ontworpen om dit snel en goed te doen.
Door rekenkracht en in de praktijk bewezen algoritmes te combineren met eigen inzichten, kom je steeds weer tot een goede forecast.
Wat is forecast software en waarom is het belangrijk?
“Forecasting software ondersteunt het volledige forecasting proces binnen WFM.. Je voorspelt niet alleen het werkaanbod, maar legt ook de basis voor capaciteitsplanning en roostering. In groeiende klantenservices schiet handmatige forecasting vaak tekort door complexiteit, afhankelijkheid van Excel en beperkte scenarioanalyse.
Goede forecasting software zorgt voor structureel betere beslissingen. Je ziet eerder trends, herkent afwijkingen sneller en voorkomt dat problemen pas zichtbaar worden op de werkvloer.
Forecast workforce planning en demand forecasting uitgelegd
Forecast workforce planning bestaat uit twee samenhangende onderdelen. Demand forecasting richt zich op het voorspellen van werkaanbod per kanaal, zoals telefonie, chat en e-mail. Hierbij kijk je naar historische data, seizoenspatronen, campagnes en bijzondere gebeurtenissen.
Resource forecasting vertaalt dit werkaanbod naar benodigde capaciteit. Je berekent hoeveel medewerkers je nodig hebt, per interval en per skill. Alleen door beide onderdelen te combineren ontstaat een stabiele en realistische planning die ook uitvoerbaar blijft.
Wat je bereikt met goede forecast software
Goede forecast software voor personeelsplanning richt zich primair op langetermijnvoordelen. Het helpt organisaties om verder vooruit te kijken en structurele keuzes te maken over instroom, uitstroom en inzet van medewerkers. De grootste waarde zit niet in dagelijkse optimalisatie, maar in het voorkomen van terugkerende knelpunten.
Dit levert op de lange termijn op:
- Een stabiele en toekomstbestendige personeelsbezetting
- Betere onderbouwing van wervings- en opleidingsbeslissingen
- Minder structurele overbezetting of capaciteitskrapte
- Meer voorspelbaarheid in kosten en inzetbaarheid
- Betere aansluiting tussen forecast, capaciteitsplanning en roostering
- Duurzame verbetering van servicelevels zonder extra werkdruk
Hoe forecasting software werkt in de praktijk
Forecasting software werkt op basis van historische data. Deze data wordt opgeschoond, gegroepeerd en gebruikt om patronen te herkennen. Statistische modellen en AI-ondersteuning helpen om voorspellingen nauwkeuriger te maken en afwijkingen te verkleinen.
Je kunt meerdere modellen naast elkaar gebruiken en scenario’s vergelijken. De uitkomsten vormen input voor capaciteitsplanning en roostering, eventueel in combinatie met tools zoals de Lite Scheduler voor automatische roostering.
Integraties en aansluiting op je WFM-omgeving
Forecasting software moet passen binnen je bestaande WFM-omgeving. Denk aan koppelingen met planning tools, roostersoftware en contactcenter platformen. Ook aansluiting op ERP en rapportages is belangrijk voor managementinformatie.
Excel blijft vaak de werkbasis voor planners. Goede forecasting software versterkt dit proces, zonder het volledig over te nemen. Voor structurele sturing sluit forecasting logisch aan op capaciteitsplanning binnen WFM.
Aan de slag met forecasting software
Een succesvolle start begint met inzicht in je huidige voorspellingsproces. Waar ontstaan afwijkingen en waar gaat tijd verloren. Op basis daarvan bepaal je welke stappen nodig zijn richting betere planning.
De WFM scan voor klantenservices helpt om dit scherp in beeld te krijgen. Je ontvangt praktisch advies dat aansluit op jouw operatie, met duidelijke vervolgstappen richting betere forecasting, planning en inzet.
Wil je weten hoe forecast planning software jouw klantenservice kan helpen groeien zonder grip te verliezen? Dan is dit het juiste moment om het gesprek aan te gaan.
Veelgestelde vragen over forecasting software
Wanneer is forecasting software een logische volgende stap?
Forecasting software wordt interessant zodra handmatige forecasting onvoldoende houvast biedt. Dit zie je vaak bij groei in volumes, kanalen of medewerkers. Ook wanneer afwijkingen tussen forecast en realisatie structureel zijn, is software een logische stap. Hetzelfde geldt als forecasting sterk afhankelijk is van een planner of complexe Excel-bestanden. Forecast software maakt het proces schaalbaar, reproduceerbaar en beter onderbouwd.
Is forecasting software geschikt voor multi-channel klantenservices?
Ja, forecasting software is juist ontwikkeld voor multi-channel omgevingen. Telefonie, chat en schriftelijke kanalen kennen elk een eigen dynamiek en afhandelingstijd. Goede forecasting software houdt hier rekening mee en maakt het mogelijk om per kanaal en per interval te voorspellen. Dit is essentieel voor een forecast voor workforce planning in klantenservices met meerdere vaardigheden en werkstromen.
Hoe ver vooruit kun je betrouwbaar forecasten?
De betrouwbaarheid van een forecast hangt af van het tijdsvenster. Korte termijn forecasts zijn doorgaans nauwkeuriger dan lange termijn forecasts. In de praktijk wordt forecasting software gebruikt voor dag- en weekniveau, maar ook om trends over maanden te herkennen. Voor strategische keuzes is een jaar vooruit kijken goed mogelijk, mits je werkt met scenario’s en aannames regelmatig toetst.
Wat levert goede forecasting gemiddeld op?
Goede forecasting software leidt aantoonbaar tot kostenbesparing en betere planning. In klantenservice omgevingen resulteert dit vaak in een besparing van enkele procenten op totale personeelskosten. Daarnaast neemt de voorspelbaarheid toe, dalen wachttijden en ervaren medewerkers meer rust. De grootste winst zit vaak in minder noodmaatregelen en beter onderbouwde beslissingen.
Meer weten?
Ontdek op welke manieren je AIM Forecasting voor je kunt laten werken.
Of bekijk onze WFM consultancy voor persoonlijke begeleiding.