Wanneer handmatig roosteren te complex wordt
Excel blijft voor veel organisaties de basis voor personeelsplanning. Zodra planning moet aansluiten op forecast, capaciteit en verschillende diensten, wordt het lastiger om roosters handmatig te maken. Dit is vaak het moment waarop extra planningslogica nodig is, terwijl Excel wel de basis moet blijven.
Lite Scheduler wordt meestal gebruikt wanneer:
- roosters handmatig te veel tijd kosten
- planning moet aansluiten op forecast en capaciteit
- er gewerkt wordt met meerdere skills of kanalen
- meer structuur nodig is zonder volledig WFM-systeem
Lite Scheduler als personeelsplanning software in Excel
Lite Scheduler is een Excel gebaseerde personeelsplanning tool voor klantenservice teams tot ongeveer 100 medewerkers. De tool genereert automatisch roosters op basis van workload, benodigde capaciteit en intervalplanning, inclusief pauzes en multi skill inzet. Hierbij wordt gewerkt met intervalplanning en Erlang logica om de optimale bezetting per tijdsblok te berekenen.
Voordelen van Lite Scheduler:
- Automatisch rooster maken op basis van workload
- Werken in Excel zonder zware WFM software
- Inzicht in bezetting, servicelevels en kosten
- Ondersteuning voor multi-skill en pauzeplanning
- Snelle implementatie zonder complexe software
Lite Scheduler wordt vaak gebruikt als onderdeel van bredere Plug & Play WFM oplossingen waarbij forecasting, capaciteitsplanning en roostering op elkaar aansluiten.
Automatisch rooster maken op basis van forecast en capaciteit
Met Lite Scheduler kun je automatisch een rooster maken op basis van workload. De benodigde capaciteit komt meestal uit forecasting. Wanneer je werkt met goede forecast software wordt het eenvoudiger om een rooster te maken dat aansluit op het werkelijke werkaanbod.
De planning gebeurt per interval, bijvoorbeeld per 15 minuten. Hierdoor sluit de bezetting nauwkeurig aan op het verwachte volume en worden wachttijden en overbezetting beperkt. De tool ondersteunt multi skill planning, pauzes en verschillende diensten.
Zo maak je een Excel rooster met Lite Scheduler
- Voer medewerkers, openingstijden en forecast in
- Genereer automatisch het rooster
- Publiceer het rooster naar je team
- Deel het rooster via Excel, Teams of SharePoint zonder extra software
Meer grip op bezetting, kosten en servicelevels
Roostering is de laatste stap binnen Workforce Management. Forecasting bepaalt het werkaanbod, capaciteitsplanning bepaalt hoeveel inzet nodig is en roostering maakt dit uitvoerbaar.
- Minder over- en onderbezetting
- Betere aansluiting op forecast
- Minder handmatig corrigeren
- Meer rust in planning en operatie
Voor welke organisaties is Lite Scheduler geschikt
Lite Scheduler wordt gebruikt door organisaties die hun personeelsplanning in Excel doen, maar meer structuur nodig hebben door groei, meerdere kanalen of verschillende skills.
- klantenservice teams tot ongeveer 100 medewerkers
- contactcenters die plannen in Excel
- organisaties zonder WFM software
- teams die hun planning willen professionaliseren
De tool blijft werken in Excel, maar maakt planning sneller en minder foutgevoelig.
Waarom kiezen voor AIM Workforce Management
Lite Scheduler is ontwikkeld vanuit praktijkervaring in Workforce Management. De oplossing sluit aan op de manier waarop klantenservice-organisaties forecast, capaciteit en roostering combineren.
- Meer dan 15 jaar ervaring in WFM
- Ingezet bij 20+ klantenservice-organisaties
- Mensgerichte WFM-aanpak
- Focus op aantoonbare verbetering
Start met een beter Excel rooster
Lite Scheduler helpt om roosters in Excel beter te laten aansluiten op forecast en capaciteit. Wil je eerst inzicht in je huidige werkwijze, dan kan een WFM scan laten zien waar in het planningsproces verbetering mogelijk is.
Neem contact op om te bespreken hoe Lite Scheduler in jouw situatie kan worden ingezet.
