Plug & Play WFM oplossingen

AIM Forecasting

De forecast applicatie geeft direct inzicht in contactvolumes over al je kanalen.
Maak nauwkeurige kort- en lange termijn forecasts. Dankzij krachtige algoritmes én de mogelijkheid om zelf input te geven, heb je altijd grip op de toekomst.

Lite Scheduler

Genereer automatisch roosters voor je klantenservice tot 100 medewerkers.
Zorg voor een optimale inzet van capaciteit, en hou tijd over voor een goede aansturing.
Eenvoudig te implementeren Excel toepassing.

Klantenservice Capaciteitsplan

Zorg ervoor dat je altijd de optimale capaciteit in huis hebt.
Reken de forecast om naar benodigde netto- en bruto capacitet met behulp van Erlang.
Beheer de pool met personeel en zie op tijd wanneer het nodig is om bij te sturen.

WFM oplossingen voor klantenservice en workforce management

Je wilt meer controle over je operatie zonder extra complexiteit. Met de juiste WFM oplossingen stuur je beter op capaciteit, kosten en servicelevels, terwijl je minder afhankelijk bent van aannames. Zo voorkom je dat verwachting en uitvoering uit elkaar lopen en ontstaat er meer rust binnen je team, bijvoorbeeld bij groei, meerdere kanalen of complexe roosters.

Met meer dan 15 jaar ervaring helpen we organisaties met workforce management oplossingen die daadwerkelijk werken in de praktijk.

WFM oplossingen voor grip op capaciteit, kosten en servicelevels

Veel organisaties investeren in workforce management oplossingen omdat de inrichting van hun planning niet meer aansluit op de praktijk, waardoor servicelevels onder druk komen te staan en kosten oplopen.

In veel gevallen worden WFM oplossingen los van elkaar gebruikt. Dit leidt tot afwijkingen tussen verwachting en uitvoering, met over- of onderbezetting als gevolg.

Door deze onderdelen met elkaar te verbinden en te sturen op workload en intervalplanning, ontstaat een aanpak die niet alleen klopt op papier, maar ook uitvoerbaar is in de operatie.

Wat zijn workforce management oplossingen

Workforce management oplossingen gaan verder dan alleen tooling en richten zich op de samenhang tussen werkwijze, inrichting en ondersteuning.

Hoewel veel organisaties werken met workforce management software, ontbreekt vaak een consistente manier van werken. Hierdoor sluiten forecasting, capaciteitsplanning en roostering onvoldoende op elkaar aan.

Een goede workforce management oplossing zorgt ervoor dat:

• werkaanbod wordt vertaald naar workload per kanaal en interval
• capaciteit wordt berekend op basis van realistische aannames zoals productiviteit en beschikbaarheid
• roosters aansluiten op de benodigde bezetting en skillverdeling

Hierdoor ontstaat een voorspelbare werkwijze waarin afwijkingen eerder zichtbaar worden en bijsturing mogelijk blijft.

Direct toepasbare workforce management oplossingen

Forecasting oplossing met AIM Forecasting

Met AIM Forecasting werk je niet langer op gevoel, maar op basis van data en historische patronen. Je analyseert volumes per kanaal en herkent trends, seizoensinvloeden en afwijkingen.

Dankzij krachtige algoritmes in combinatie met de mogelijkheid om zelf input toe te voegen, houd je controle over je forecast en stuur je zowel automatisch als handmatig bij waar nodig.

Hierdoor verklein je het verschil tussen forecast en realisatie en stuur je gerichter op kosten en servicelevels. Afwijkingen worden eerder zichtbaar, waardoor je kunt ingrijpen voordat deze impact hebben op de operatie.

Capaciteitsplanning met een klantenservice capaciteitsplan

Een forecast krijgt pas waarde wanneer deze wordt vertaald naar capaciteit. Met het AIM KCC Capaciteitsplan bereken je hoeveel medewerkers nodig zijn per interval, rekening houdend met workload, shrinkage en productiviteit.

Hierbij maak je gebruik van onderbouwde berekeningen, zoals Erlang, om zowel bruto als netto capaciteit realistisch te bepalen.

Dit zorgt voor:

• inzicht in benodigde inzet per moment
• betere onderbouwing van personeelskosten
• servicelevels die haalbaar blijven

Daarnaast kun je tijdig bijsturen op instroom, uitstroom of inzet, waardoor je voorkomt dat problemen pas zichtbaar worden op de werkvloer.

Roostering met Lite Scheduler in Excel

Veel organisaties maken roosters in Excel, maar verliezen daarbij tijd en overzicht. Door roostering te koppelen aan forecast en capaciteitsberekeningen ontstaat een uitvoerbare inzet die aansluit op de werkelijke vraag.

Met de AIM Lite Scheduler genereer je automatisch roosters op basis van workload en capaciteit. Je blijft werken in Excel, maar voegt logica toe zoals intervalplanning en multi-skill inzet, waardoor roosters sneller en consistenter worden opgebouwd en handmatig werk sterk afneemt.

Plug & Play WFM oplossingen zonder complexe implementatie

Deze oplossingen zijn kant-en-klaar en direct toepasbaar binnen je bestaande Excel- of WFM-omgeving. Je hoeft geen nieuwe systemen te implementeren of langdurige trajecten te doorlopen.

Je blijft werken in je huidige tooling, terwijl je tegelijkertijd meer samenhang aanbrengt in forecasting, capaciteitsplanning en roostering. Hierdoor wordt de werkwijze minder afhankelijk van handmatig werk en zie je sneller resultaat.

Deze aanpak is vooral effectief in omgevingen waar snelheid en praktische toepasbaarheid belangrijker zijn dan systeemvervanging.

Wanneer heb je WFM oplossingen nodig

Je hebt WFM oplossingen nodig zodra je merkt dat je huidige werkwijze niet meer voldoende houvast biedt in de dagelijkse operatie. Plannen kost meer tijd, afwijkingen nemen toe en bijsturen gebeurt steeds vaker achteraf.

Dit zie je vaak terug in:

• structurele afwijkingen tussen forecast en werkelijkheid
• bezetting die niet aansluit op workload en vraag
• roosters die continu aangepast moeten worden
• toenemende werkdruk binnen teams

Op dat moment is het nodig om de werkwijze opnieuw te structureren en meer samenhang aan te brengen in forecasting, capaciteitsplanning en roostering.

Waarom kiezen voor AIM Workforce Management

Met meer dan 15 jaar ervaring en inzet bij meer dan 20 A-merken weten we waar het in de praktijk misgaat en welke oplossingen daadwerkelijk werken.

We kijken niet alleen naar tooling, maar naar de volledige werkwijze. Daardoor sluiten forecasting, capaciteitsplanning en roostering beter op elkaar aan en wordt planning weer beheersbaar.

We richten ons op:

• verbetering van servicelevels
• efficiëntere inzet van medewerkers
• een werkwijze die aansluit op de dagelijkse operatie

Start met een WFM scan als eerste stap

Wil je inzicht in je huidige werkwijze en waar je kunt verbeteren? Start dan met een WFM scan.

De scan laat zien waar knelpunten zitten en welke workforce management oplossingen het meeste effect hebben. Je krijgt concrete inzichten en vervolgstappen, zodat je gericht kunt verbeteren zonder te gokken waar het probleem ligt.

Aan de slag met WFM oplossingen die echt werken

Wil je af van losse planningen en meer controle over je operatie? Neem contact op en ontdek welke WFM oplossingen direct impact maken.

We helpen je om je werkwijze slimmer in te richten, zonder onnodige complexiteit.