WFM uitdagingen – Vakantieverlof plannen
Een jaarlijks terugkerend onderwerp bij veel bedrijven is het plannen van vakantieverlof. Uitgangspunt is natuurlijk dat iedereen de gevraagde periode vrij krijgt, maar dat kan uitdagingen met zich meebrengen voor de bezetting tijdens de vakantieperiodes.
De voorbereiding voor het zomerverlof bijvoorbeeld begint al maanden eerder: hoeveel mensen kunnen tegelijk op vakantie zonder dat de bezetting er te veel onder lijdt? Soms sluiten vraag en capaciteit mooi op elkaar aan: er is minder werkaanbod als het halve land met vakantie is, dus er is meer ruimte voor verlof. Dat geldt echter niet in elke branche.
Een ander praktisch probleem begint ook vaak maanden eerder al: sommige collega’s profiteren graag van vroegboekkorting, het liefst al in november. Anderen dienen liever een paar maanden later hun verlofaanvraag in, bijvoorbeeld omdat de partner ook rekening moet houden met collega’s. Die tweede groep vist achter het net als alle verlof wordt goedgekeurd op volgorde van aanvragen, de beperkte ruimte is dan al vergeven.
Capaciteitsmanagement biedt duidelijkheid
De eerste stap voor het tackelen van deze problemen ligt bij ver genoeg vooruit kijken. In het capaciteitsplan wordt een inschatting gemaakt van de hoeveelheid te vergeven verlofuren. Soms kan verhoogde inzet van uitzendkrachten om verlof op te vangen die ruimte nog vergroten, worden andere niet-productieve zaken (zoals trainingen) tijdelijk gepauzeerd, of wordt geaccepteerd dat de dienstverlening iets minder is gedurende de vakantiepiek. Met al die inputs rolt uiteindelijk uit het capaciteitsplan een maximum aantal te verlenen verlofuren. Daarvan moet nog een deel worden gereserveerd voor calamiteitenverlof.
Welk verdeelmodel past bij jouw organisatie?
Wanneer duidelijk is hoeveel verlof er te vergeven is, moet gekeken worden hoe deze te verdelen. First come, first serve is op het eerste gezicht heel eerlijk, maar daar profiteren vaak jaar op jaar dezelfde collega’s van. Alle aanvragen eerst verzamelen en de balans opmaken kan een oplossing zijn, maar waar leg je de deadline voor het indienen? Te vroeg en je loopt tegen hetzelfde probleem aan als first come, first serve. Te laat en de vroegboekkortingen zijn verlopen, met ontevreden medewerkers als gevolg.
Daarnaast: waar wil je verder nog rekening mee houden? Als een collega vorig jaar niet de gewenste weken heeft gehad, krijgt die dan dit jaar voorrang? Wil je collega’s met kinderen prioriteit geven tijdens schoolvakanties? En geldt dat dan enkel voor de eigen kinderen, of ook wanneer je al jaren met dezelfde vrienden op vakantie gaat en zij kinderen hebben?
De keuze voor het verdeelmodel hangt af van je team. Bij een hecht team is het te verwachten dat je er in een gesprek samen uitkomt: iedereen geeft voorkeuren op en je bespreekt de knelpunten in de bezetting om in overleg tot een oplossing te komen.
Bij grote teams of een afdelingsbreed verlofrooster is dat minder snel haalbaar. De keuze voor het model ligt dan bij het management. Welk proces je ook kiest, wees altijd volledig transparant naar je team over waarom keuzes zijn gemaakt. Vakantie is een essentieel onderdeel van de werk/prive-balans en medewerkertevredenheid, die moeten niet stuklopen op een gebrek aan communicatie. Je kan niet iedereen tevreden stellen, maar alles op alles zetten om zo dichtbij mogelijk te komen.
De laatste stap: verlofregistratie
Bij het verlenen van verlof is het belangrijk dat de (capaciteits)planner altijd zicht heeft op hoeveel verlof er al is vergeven. Bij iedere nieuwe aanvraag moet gekeken worden of er ruimte is om deze goed te keuren. Sommige WFM suites bieden een verlofmodule, maar vaak is een oplossing in een apart bestand makkelijker. Er moet immers ook rekening gehouden worden met verwachte groei of krimp van het team, dat heeft direct invloed op de beschikbare verlofuren in de toekomst.
Bonus: bepaal vooraf hoeveel verlof je kunt geven, op basis van verwacht werkaanbod
Om tot een goed verlofbudget te komen is het belangrijk om ook de werkdruk hierin mee te laten wegen.
Gebruik de Verlof Verdeler om dit voor je eigen afdeling te berekenen: